Externaliser le secrétariat et la gestion administrative de votre cabinet
Accueil téléphonique, agendas, formalités, dossiers, facturation ou gestion documentaire : trouvez une société BPO, un centre de services, une agence spécialisée ou des assistants juridiques à distance capables de travailler selon vos procédures et vos exigences de confidentialité.
Appels, rendez-vous, qualification et transmission des demandes.
Classement, pièces, échéances et préparation administrative.
Facturation, relances, agendas et suivi des formalités.
Des ressources administratives pour recentrer les professionnels du droit sur leurs missions
La sous-traitance permet de déléguer le secrétariat, l’organisation documentaire et les tâches administratives répétitives sous la supervision du cabinet. Les consultations, analyses, actes et décisions juridiques restent réalisés ou validés par les professionnels habilités.
Limiter les accès et formaliser les engagements de secret.
Centraliser les dates, relances et validations nécessaires.
Répondre aux clients et qualifier les demandes entrantes.
Classer, nommer et retrouver rapidement les documents.
Les profils les plus recherchés par les cabinets juridiques et d’avocats
Chaque fiche associe un métier, les mots-clés utilisés dans les recherches et les principales tâches pouvant être confiées au prestataire.
Standardiste juridique
- Répondre et identifier le motif
- Recueillir les informations autorisées
- Transmettre selon les règles du cabinet
Secrétaire juridique à distance
- Gérer les agendas et rendez-vous
- Mettre en forme les courriers validés
- Suivre les tâches administratives
Assistant formalités
- Préparer les listes de pièces
- Suivre les dépôts et retours
- Mettre à jour les échéances sous supervision
Opérateur GED juridique
- Classer et nommer les documents
- Affecter les pièces au bon dossier
- Contrôler la présence des versions attendues
Assistant facturation cabinet
- Préparer les projets de facture
- Suivre les règlements
- Effectuer les relances administratives prévues
Assistant préparation de dossiers
- Collecter et ordonner les pièces
- Préparer les chronologies factuelles
- Signaler les éléments manquants
Assistant recouvrement amiable
- Relancer les échéances selon les consignes
- Tracer les échanges
- Transmettre les contestations au cabinet
Coordinateur administratif cabinet
- Organiser les réunions et échéances
- Suivre les prestataires et abonnements
- Préparer les tableaux de bord internes
Une équipe intégrée à votre organisation
Le prestataire peut travailler dans vos outils existants, avec des accès limités, des procédures documentées et un reporting adapté à votre activité.
Adaptez l’équipe à vos marchés et à vos horaires
Le choix du prestataire peut tenir compte du vocabulaire, des habitudes professionnelles, des horaires et du niveau de proximité attendu.
France
Secrétariat et gestion administrative adaptés aux cabinets et pratiques françaises.
Belgique
Accueil francophone compatible avec des environnements juridiques multilingues.
Luxembourg
Organisation rigoureuse pour des dossiers internationaux et confidentiels.
Suisse
Service francophone adapté aux standards de qualité des cabinets suisses.
Québec
Couverture nord-américaine et communication adaptée aux clients québécois.
Une mise en place en quatre étapes
Définir le périmètre
Types de dossiers, tâches, délais, données et interlocuteurs.
Formaliser la confidentialité
Accès, conservation, transmission et règles de secret.
Configurer les procédures
Nommage, modèles, validations, échéances et escalades.
Superviser la qualité
Échantillonnage, erreurs, délais et retours des professionnels.
Les indicateurs utiles pour suivre la prestation
Externalisation cabinets juridiques et avocats
Le prestataire peut-il donner un conseil juridique ?
Non. Le prestataire intervient sur des tâches administratives et transmet les questions de fond aux professionnels du cabinet.
Comment garantir la confidentialité ?
Prévoyez des engagements contractuels, des accès limités, une traçabilité, des règles de conservation et des postes de travail sécurisés.
Peut-on externaliser uniquement le standard ?
Oui. Le périmètre peut être limité à l’accueil téléphonique et à la prise de rendez-vous.
Le prestataire peut-il préparer des dossiers ?
Il peut collecter, classer et mettre en forme les éléments administratifs sous la supervision du cabinet.
Comment suivre les échéances ?
Utilisez un calendrier partagé, des responsables identifiés, des alertes et un contrôle régulier des actions.
Comment comparer les prestataires ?
Évaluez la confidentialité, l’expérience des cabinets, la rigueur documentaire, la qualité de l’accueil et la continuité de service.
Comparez trois équipes adaptées à votre organisation
Décrivez vos tâches administratives, vos outils, vos volumes, vos échéances et vos exigences de confidentialité. Recevez des propositions adaptées.